11 dec Hoe organiseer je een loopwedstrijd?

Een loopwedstrijd organiseren vereist een goede planning en coördinatie. Zo garandeer je dat het evenement soepel verloopt en de deelnemers een geweldige ervaring hebben.

Wij hebben een korte ‘handleiding’ gemaakt om deze organisatie in goede banen te leiden.

Begin met een duidelijke visie

Voordat je met de planning begint, moet je een duidelijke visie hebben. Hiervoor zoek je een antwoord op onderstaande vragen:

• Wie is de doelgroep? Is het voor ervaren hardlopers, beginners, gezinnen of kinderen? Ook een mix van afstanden is mogelijk.
• Wat is het doel? Een recreatieve loop, een wedstrijd voor een goed doel, een sportief evenement?
• Wordt het een publiek of privaat evenement?
• Wanneer wil je de loopwedstrijd organiseren? Ergens in het voorjaar, liever in de zomer…? Let erop dat er geen gelijkaardige evenementen zijn in de buurt op dezelfde dag.

Deze antwoorden komen van pas tijdens de rest van de planning. Ze hebben ook een invloed op het budget. Een kleine private estafette is veel goedkoper dan een charity run voor een gemengd publiek.

Stel een gedetailleerd budget op. Denk aan kosten voor vergunningen, drank, medailles, marketing… Daarna kan je op zoek gaan naar sponsors om een deel van de kosten te dragen in ruil voor promotie.

Controleer of je een vergunning nodig hebt

Waarschijnlijk komen er honderden, duizenden of zelfs meer deelnemers en bezoekers naar je loopevenement. Het is dus belangrijk om de regels omtrent veiligheid, overlast, milieu… te respecteren.

Daarom ben je in de meeste steden en gemeenten verplicht om een vergunning aan te vragen wanneer je een loopwedstrijd organiseert. Neem contact op met de gemeente om toestemming te krijgen en eventuele wegafsluitingen te regelen.

Zoek een geschikte locatie

Je loopwedstrijd staat of valt met de locatie. Enerzijds moet je de mogelijkheid hebben om een geschikt parcours uit te stippelen. Houd rekening met de afstand (bv. 5 km, 10 km of een halve marathon) en de veiligheid.

Daarnaast wil je een locatie die makkelijk bereikbaar is. Is er openbaar vervoer in de buurt? Zijn er voldoende parkeerplekken?

Schakel vrijwilligers in

Een hardloopwedstrijd organiseren is onmogelijk zonder de hulp van vrijwilligers. Ga tijdig op zoek naar mensen die willen helpen tijdens het evenement (achter de bar staan, verkeer regelen, deelnemers inschrijven…).

Als er voldoende budget is, kan je deze mensen een vergoeding aanbieden. Voor ‘kleinere’ organisatoren is dit soms moeilijk. In dat geval kan je wel iets anders aanbieden, zoals een gezellige barbecue of een waardebon van een sponsor.

Belangrijke benodigdheden

De benodigdheden zijn afhankelijk van je persoonlijke wensen. Onderstaande lijstje zet je op weg:

• Registratiekiosk met rugnummers
• Waterpunten
• EHBO-post
• Hekken, afzetlint en wegwijzers om de route te markeren
• Kleedkamers en/of douches
• Eet- en drankkraampjes
• Verzekeringen
• Walkie-talkies
• Vuilbakken
• Programmaboekjes
• Geluidsinstallatie
• Podium

Tip: Sport Vlaanderen geeft subsidies aan diverse sportevenementen. Kijk hier of jouw loopwedstrijd in aanmerking komt.

Al aan mobiele toiletten gedacht?

Bij loopwedstrijden is er niet altijd een toilet in de buurt van de start en finish. En soms zijn er onvoldoende sanitaire faciliteiten voor alle bezoekers.

Gelukkig kan je bij A&S snel en eenvoudig toiletwagens huren voor je loopwedstrijd. Wij hebben mobiele WC-units in alle mogelijke formaten. Ze zijn flexibel inzetbaar, zelfs als er geen afvoer of wateraansluiting is.

Meer weten? Vraag vandaag nog je gratis offerte via onze website.