15 aug Receptie organiseren: hier moet je rekening mee houden
Geplaatst op 13:56h in tips
Een receptie organiseren brengt veel stress met zich mee omdat je enorm veel zaken moet regelen. Wij helpen je graag om dat stressniveau te verlagen door een checklist op te stellen met zaken die je zeker niet mag vergeten.
Checklist voor de organisatie van een receptie
Datum, tijdstip en locatie
- Kies ruim op voorhand een datum. Op deze manier kunnen gasten het tijdstip vrijhouden in hun agenda en hebben ze nog niets anders gepland.
- Zoek een geschikte locatie voor de receptie. Wordt het een feestzaal, een tuin of een meer exclusieve locatie?
- Let bij de locatiekeuze op de capaciteit, het aantal parkeerplaatsen en de toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
- Reserveer tijdig, want populaire locaties zijn snel volzet.
Aantal gasten en uitnodigingen
- Maak een gastenlijst. Houd er rekening mee dat niet iedereen aanwezig kan zijn.
- Stuur uitnodigingen ongeveer 2 maanden op voorhand. Vraag aan gasten om hun aanwezigheid te bevestigen.
Catering en drank
- Op een receptie verwacht men hapjes. Voorzie een 8 tot 12 stuks per persoon.
- Bepaal het eetconcept: catering laten leveren, cateraar met bediening of zelf voorzien.
- Uiteraard mag drank niet ontbreken. Denk aan: water, frisdranken, alcohol (cava, bier…) en alcoholvrije alternatieven.
- Houd rekening met allergieën en dieetwensen van de gasten.
Omkadering
- Voorzie (sta)tafels en stoelen.
- Kleed de locatie van de receptie aan met bloemen, verlichting, theelichtjes…
- Voorzie een geluidsinstallatie voor achtergrondmuziek.
- Huur eventueel een fotograaf om enkele sfeerbeelden te maken.
Wat je zeker niet mag vergeten bij een outdoor receptie…
Ga je een receptie buiten organiseren? Controleer dan of er voldoende sanitaire faciliteiten in de buurt aanwezig zijn. Dat is belangrijk, want vroeg of laag zullen gasten naar het toilet moeten.
Niets gevonden? Geen probleem. Bij A&S Toiletwagens huur je makkelijk een mobiel toilet voor je receptie. Profiteer van ons ruim assortiment WC-wagens en de scherpe prijzen.