19 mei Outdoor muziekevenement organiseren: onze gids

Een openlucht muziekevenement organiseren vraagt een goede voorbereiding. Om je hiermee te helpen, hebben wij enkele praktische tips verzameld op deze pagina.

Keuze van de locatie

Bij een outdoor muziekevenement speelt de locatie een belangrijke rol. Je kan bijvoorbeeld een concert op een dorpsplein organiseren, of een mini-festival in een weide.

Kies een plek die:

• Groot genoeg is voor het verwachte aantal bezoekers
• Goed toegankelijk is met het openbaar vervoer
• Het organiseren van een muziekevenement toelaat

Vergunningen en wetgevingen

Het 3e puntje van hierboven is een zeer belangrijke. Je mag niet zomaar op eender welke locatie een muziekevenement organiseren. Vaak zijn er beperkingen. Daarnaast heb je specifieke vergunningen nodig. Informeer je ruim op voorhand bij de gemeente.

Denk ook aan andere zaken, zoals de tapvergunning, geluidsnormen, SABAM, enz.

Geluid en techniek

Elk muziekevenement heeft een performante geluidsinstallatie nodig. Huur een professioneel geluidsbedrijf in dat het PA-systeem levert. Misschien kunnen zij ook voor het podium en de verlichting zorgen.

Qua verlichting is er enerzijds de verlichting voor het podium (met onder andere moving heads, LED PARS, lasers…) en anderzijds de sfeerverlichting (zoals lichtslingers, licht bij eetstanden, enz.).

Voor al dit licht en geluid is natuurlijk stroom nodig. Bekijk de mogelijkheden op de gekozen locatie en huur eventueel aggregaten om elektriciteit te voorzien.

Artiesten boeken

Een belangrijke tip: boek artiesten tijdig, want het agenda zit vaak snel vol. Vooral in drukke periodes zoals de zomermaanden.

Maak duidelijke afspraken met artiesten omtrent hun vergoeding, technische eisen, rider… Zet dit op papier om later discussies te vermijden. Denk ook aan de catering backstage voor de artiesten.

Veiligheid

Bij de organisatie van een outdoor muziekevenement komen allerlei risico’s bij kijken. Daarom moet je een veiligheidsplan opstellen. In dit plan komen verschillende zaken aan bod:

• EHBO
• Brandveiligheid
• Security en crowd control

Gaat het om een betalend event waarvoor bezoekers tickets moeten kopen, dan heb je een afbakening van het terrein nodig (bv. met hekken), inclusief bewaakte ingangen. Een minimum aantal nooduitgangen is ook noodzakelijk.

Toiletten

Bij muziekevenementen in open lucht is er meestal geen sanitair beschikbaar. Gelukkig kan je hiervoor een verhuurfirma zoals A&S inschakelen. Huur een of meerdere toiletwagens in combinatie met plaskruizen. Het aantal mobiele toiletten stem je af op het aantal verwachte bezoekers.

Afval

De afvalverwerking is iets wat veel organisatoren vergeten. Plaats voldoende afvalbakken verspreid doorheen de evenementenlocatie. Regel een periodieke afvalophaling zodat alle bakken tijdig worden geleegd.

Verzekeringen

Sluit evenementenverzekeringen af. Bij muziekevenementen is een verzekering BA (Burgerlijke Aansprakelijkheid) verplicht. Deze kan je aanvullen met optionele extra’s, zoals een verzekering Persoonlijke Ongevallen en een rechtsbijstand.

Overige zaken

Hier zijn nog een paar andere zaken die je moet regelen bij de organisatie van een outdoor muziekevenement:

• Sponsors
• Promotiemateriaal
• Ticketverkoop
• Drankleverancier
• Barmateriaal
• Eetstanden
• Betaalsysteem (bv. QR-code)
• Warmteplan (water, zonnecreme…)
• …