12 sep Praktische gids voor het organiseren van een openingsfeest

Ga je binnenkort een nieuwe winkel, toonzaal, café, praktijk… openen? Dan moet je absoluut een openingsfeest organiseren. Dat is het ideale moment om mensen te laten kennismaken met je nieuwe zaak en een beetje reclame te maken.

Wij hebben een praktische gids samengesteld om je op weg te helpen.

Datum kiezen

Plan de datum ruim op tijd. Een openingsfeest organiseren vraagt nu eenmaal veel tijd. Om je stress te besparen, begin je er best zo snel mogelijk aan.

Controleer ook of er geen conflicten zijn met andere grote evenementen in de buurt. Je wil namelijk een maximale opkomst voor je openingsfeest.

Maak een programma

Een openingsfeest krijgt meer betekenis met een duidelijk programma. Vaak start je met een officieel moment, zoals een korte speech of het doorknippen van een lint. Bij een nieuwe zaak of project kan je gasten een rondleiding of demonstratie aanbieden. Eindigen doe je uiteraard met een hapje en een drankje.

Catering en drank

Denk goed na over eten en drinken. Er zijn verschillende mogelijkheden, van eenvoudige hapjes tot foodtrucks of een heuse walking diner via een traiteur.

Zorg ervoor dat er naast alcoholische dranken ook alcoholvrije opties aanwezig zijn. Afhankelijk van de grootte van het feest beslis je of een centrale bar handig is of dat bediening beter past.

Sfeer en aankleding

De sfeer wordt mee bepaald door de aankleding. Denk aan ballonnen, banners, bloemen of lichtslingers om de ruimte feestelijk in te richten. Sommige ondernemers kiezen voor een bepaald thema. Zorg er dan wel voor dat het thema bij je producten/diensten aansluit.

Activiteiten

Maak het openingsfeest compleet met een paar randactiviteiten. Denk bijvoorbeeld aan muziek, een DJ, een live band. Zullen er kinderen aanwezig zijn? Voorzie dan kinderanimatie in de vorm van een springkasteel of kindergrime.

Praktische voorzieningen

Wanneer je het feest buiten organiseert, kan een tent of overkapping handig zijn om gasten te beschermen tegen regen of zon. Vergeet ook de stroomvoorziening niet voor muziek en verlichting. En als er te weinig toiletten aanwezig zijn, is het verstandig een WC-wagen te huren.

Communicatie

Stuur de uitnodigingen ruim op tijd (digitaal of op papier) zodat mensen de datum kunnen vrijhouden. Maak daarnaast gebruik van sociale media om meer mensen te bereiken. Wanneer het om een zakelijke opening gaat, kan het nuttig zijn om een persbericht te versturen of lokale pers uit te nodigen.

Extraatjes

Verras gasten met een goodiebag of een kleine attentie. Voor een zakelijke opening is het interessant om een promotieactie of korting aan te bieden aan nieuwe klanten.

Veiligheid

Denk tot slot aan de veiligheid. Controleer de brandveiligheid, voorzie eventueel een EHBO-kit en bekijk of een verzekering nodig is. Na afloop zorg je ervoor dat alles netjes wordt opgeruimd.