20 jun Personeelsfeest op eigen locatie: dit moet je weten

Bij de organisatie van een personeelsfeest op eigen locatie komt wel wat bij kijken. Daarom hebben we de belangrijkste aandachtspunten voor jou op een rijtje gezet.

Waarom een personeelsfeest op eigen locatie?

De voornaamste reden om een personeelsfeest op eigen locatie te organiseren is het kostenplaatje. Je moet namelijk geen zaal, weide of een andere evenementenlocatie huren. Dat zorgt dus voor een mooie kostenbesparing. Dit geld kan je in andere zaken steken, zoals de catering of een leuke activiteit.

Nuttige tips

• Informeer bij de gemeente naar geluidsnormen en eindtijden.
• Is er genoeg plek voor iedereen (zitplaatsen, dansruimte…)?
• Zorg voor een back-up bij slecht weer als het personeelsfeest buiten plaatsvindt.
• Zijn er voldoende toiletten? Anders moet je mobiele toiletten huren.
• Denk na over de muziek. Ga je voor een DJ, live band, achtergrondmuziek…?
• Voorzie ook andere vormen van entertainment (bv. fotobooth, spelletjes, teambuildingactiviteiten…)
• Regel stroomvoorziening voor muziek, catering, verlichting…
• Bepaal of je met een externe cateraar werkt of zelf de catering verzorgt. Denk na over de dieetwensen en allergieën van je medewerkers.
• Zorg ervoor dat er een EHBO-kit voorhanden is.
• Kleed de ruimte van het personeelsfeest aan met decoratie, zoals banners, bloemen, ballonnen…
• Kies eventueel een thema voor het bedrijfsfeest.
• Zorg ervoor dat je arbeidsongevallenverzekering de deelnemers dekt tijdens het personeelsfeest.
• Afhankelijk van de omvang en aard van het feest, kan een veiligheidscoördinator nodig zijn.
• Stuur tijdig de uitnodigingen met vermelding van de tijd, locatie en eventuele dresscode.
• Maak afspraken over het opruimen (intern of poetsfirma).
• Evalueer na afloop van het feest wat goed ging en wat beter kan.

Toch op zoek naar een andere locatie?

Als je toch een personeelsfeest wil organiseren op een locatie buiten je eigen bedrijf, zijn er verschillende opties om te overwegen:

• Feestzalen
• Kastelen/landhuizen
• Boerderijen/hoeves
• Hotels met congreszalen
• Riviercruises
• Sportcomplexen
• Tent in een veld/park

De juiste locatie is afhankelijk van het budget, het aantal gasten, de bereikbaarheid en de sfeer die je voor ogen hebt (formeel gala, ontspannende BBQ, knallend dansfeest…). Check tijdig de beschikbaarheid. Populaire locaties zijn vaak ver van tevoren volgeboekt.