17 sep Een outdoor evenement organiseren: 4 tips voor een vlekkeloze planning

Ga je een outdoor evenement organiseren? Een muziekoptreden, huwelijk of opendeurdag? Dan zijn er enkele zaken die extra aandacht vragen tijdens de planning. Met onderstaande tips zorg je ervoor dat jouw evenement buiten een succes wordt.

Houd rekening met het weer

Slecht weer is de grootste vijand van een evenement in open lucht. Zelfs wanneer de kans op mooi weer erg groot is, bijvoorbeeld in het hartje van de zomer, kan er nog steeds een plotse regenbui opduiken.

Bij de planning van een evenement is het onmogelijk om te voorspellen hoe het weer er zal uitzien. Daarom neem je best voldoende voorzorgsmaatregelen. Zorg bijvoorbeeld dat alle AV-materiaal beschermd is tegen regen. En misschien kan je een optie nemen op een tent moest het weerbericht echt tegenvallen.

Ook met het andere uiterste moet je rekening houden: extreme warmte. Bescherm je bezoekers tegen de zon door gratis drinkwater uit te delen of extra schaduw te voorzien.

Zorg voor sanitair

Bij indoor evenementen zijn er meestal toiletten voorzien. Bij een outdoor evenement is dat niet het geval. Je moet dus toiletten huren.

Wie zijn evenement een luxueuze uitstraling wil geven, kiest best voor een luxe toiletcontainer in plaats van een klassiek Dixi-toilet. Deze toiletten op wielen zijn voorzien van alle comfort. De aankleding is ook van topniveau. Bovendien zijn er verschillende afmetingen om uit te kiezen. Zo is er steeds een passende toiletwagen voor elk outdoor evenement.

Vraag de nodige vergunningen aan

Voor de meeste evenementen heb je bepaalde vergunningen nodig. Maar wie outdoor evenementen organiseert moet vaak nog extra vergunningen aanvragen. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt.

Beveiliging

Organiseer je een gesloten evenement in open lucht, waar bezoekers inkom voor betalen? Dan moet je de nodige beveiliging voorzien. Evenementenzalen zijn makkelijk af te sluiten en hebben maar een handvol in-en uitgangen. Dat is makkelijker dan outdoor evenementen. Die vragen de nodige voorbereiding op het vlak van hekken en bewaking. Zo loop je geen inkomsten mis.

Nog meer tips voor de organisatie van een outdoor event

• Zorg voor EHBO-voorzieningen en opgeleid personeel voor noodgevallen.
• Plaats voldoende afvalbakken.
• Huur extra stroomvoorzieningen indien nodig.
• Vermijd dat gras in modder verandert met een plankenvloer en metalen rijplaten.
• Controleer de buitenlocatie op gevaarlijke situaties (wespennesten, doornstruiken, blauwalg…).
• Ook bij outdoor events moet je rekening houden met de brandveiligheid.